KnowledgeFox Datenschutzerklärung

Datenschutz hat einen besonders hohen Stellenwert im Fabasoft Konzern. Fabasoft AG und ihre Tochtergesellschaften (in der Folge: „Fabasoft“) haben sich dem Schutz von Informationen und insbesondere von personenbezogenen Daten verschrieben. Die KnowledgeFox GmbH ist eine Tochtergesellschaft der Fabasoft AG (in der Folge: „KnowledgeFox“). Wie KnowledgeFox personenbezogene Daten beispielsweise Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Adresse oder Telefonnummer von externen Personen und Unternehmen verarbeitet und schützt, wird in dieser Datenschutzerklärung näher beschrieben. Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten erfolgt im Einklang mit den Erfordernissen der EU-Datenschutzgrundverordnung (im Folgenden auch „DSGVO“) und in Übereinstimmung mit den geltenden landesspezifischen Datenschutzbestimmungen. Die Weitergabe von Daten zur Verarbeitung innerhalb und außerhalb von KnowledgeFox zum Zweck der Auftragsverarbeitung erfolgt dabei ausschließlich basierend auf Auftragsverarbeitungsvereinbarungen.

 

A. Allgemeine Informationen

A.1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich? – Konzernstruktur

Die KnowledgeFox GmbH ist eine Tochtergesellschaft der Fabasoft AG und gilt als datenschutzrechtliche Verantwortliche, wenn Sie mit der KnowledgeFox GmbH in einer Rechtsbeziehung stehen. Alle Fabasoft-Gesellschaften finden Sie hier.

 

Ergänzende Information:

Die KnowledgeFox GmbH gehört zum Fabasoft-Konzern, hat aber einen eigenständigen Internetauftritt unter www.knowledgefox.net und tritt gegenüber der Öffentlichkeit in einem eigenen Corporate Design auf. Die vorliegende Datenschutzerklärung informiert über den Umgang von KnowledgeFox mit personenbezogenen Daten im Rahmen ihrer Geschäftstätigkeit, insbesondere auch für die Website der KnowledgeFox (www.knowledgefox.net). Aufgrund ihrer Besonderheit bestehen darüber hinaus für die nachstehenden Bereiche teilweise gesonderte Datenschutzerklärungen:

  • für die von KnowledgeFox angebotenen Produkte und Dienstleistungen.
  • für Bewerberinnen und Bewerber im Bewerbungsverfahren
  • für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
  • für weitere spezifische Verarbeitungsbereiche können weitere Datenschutzerklärungen bestehen, auf die die davon Betroffenen gesondert hingewiesen werden.

Mit dieser Datenschutzerklärung informiert KnowledgeFox über Art, Umfang und Zweck der von ihr verarbeiteten Daten sowie über die Rechte, die betroffenen Personen zustehen. Da die technischen und rechtlichen Rahmenbedingungen der Verarbeitung von personenbezogenen Daten einer ständigen und fortschreitenden Entwicklung unterworfen sind, behält sich KnowledgeFox vor, diese Datenschutzerklärung an die geänderten Rahmenbedingungen anzupassen.

 

A.2. Welche Daten werden verarbeitet? Woher stammen die Daten (Datenquellen)?

1. Bei der betroffenen Person erhobene Daten

KnowledgeFox verarbeitet folgende personenbezogene Daten, die direkt bei der betroffenen Person erhoben wurden.

  • KnowledgeFox verarbeitet personenbezogene Daten, die sie im Rahmen einer Geschäftsbeziehung (Kunden, Lieferanten, Partner, Supportanfragen) zur Erfüllung eines Vertrages oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erhält.

  • KnowledgeFox verarbeitet personenbezogene Daten, die vom Kunden direkt zur Verfügung gestellt werden.
  • KnowledgeFox verarbeitet personenbezogene Daten, die zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich sind.
  • KnowledgeFox verarbeitet personenbezogene Daten, für die eine Einwilligung zur Verarbeitung für einen oder mehrere bestimmte Zwecke von der betroffenen Person erteilt wurde.

Zu diesen personenbezogenen Daten zählen insb. Titel, Vorname(n), Nachname, E-Mail-Adresse(n), IP-Adresse(n), Adresse(n), Telefonnummer(n), Faxnummer, Geburtsdatum (sofern angegeben), Vertragsdaten (inkl. Kontaktdaten über die Vertragspartner und dortige Kontaktpersonen), Firmendaten, sonstige fallbezogene Informationen (Korrespondenz, Kommunikationsdaten, Mahn- und Klagsdaten).

Wenn Sie unseren Support in Anspruch nehmen, verarbeiten wir Daten über Ihre Supportanfrage (uA Problembeschreibung, Logdateien, Anhänge, Screenshots, Kommunikation, Dokumentation der Problemlösung, Kontaktdaten der involvierten Personen).

2. Nicht bei der betroffenen Person erhobene Daten

KnowledgeFox verarbeitet des Weiteren personenbezogenen Daten, die nicht bei der betroffenen Person selbst erhoben wurden. Dazu zählen folgende Daten wie Telefonnummer, Jobfunktion, Geschlecht, Name des Unternehmens, Unternehmensgröße, Titel, Branche, Straße, Postleitzahl, Ort und Land.

Diese Daten stammen aus öffentlich einsehbaren Registern, von Unternehmenswebsites sowie bei natürlichen Personen über diese publizierte Informationen in Businessnetzwerken (XING, LinkedIn, Twitter) oder auf Social Media Plattformen.

 

A.3. Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden personenbezogene Daten verarbeitet?

Erfüllung von vertraglichen und vorvertraglichen Pflichten

Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten erfolgt, um Produkte und Dienstleistungen entsprechend dem geforderten/bestellten Umfang bereitzustellen. Der Zweck der Datenverarbeitung richtet sich nach dem konkret bestellten Produkt bzw. der Dienstleistung. Nähere Informationen dazu finden Sie auf unserer Website www.knowledgefox.net. Relevante personenbezogene Daten sind Namen, Adressdaten und Telekommunikationsdaten. Darüber hinaus können dies auch Anfrage-, Angebots- und Bestelldaten, Daten aus der Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtung, Produktdaten, Dokumentationsdaten, sowie andere mit den genannten Kategorien vergleichbare Daten sein. Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten erfolgt iSd Art 6 Abs 1 lit b DSGVO, um die mit Kunden / Lieferanten bestehenden Verträge zu erfüllen bzw. im Rahmen einer Vertragsanbahnung.

Erfüllung von rechtlichen Pflichten

Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung notwendig ist, der unser Unternehmen unterliegt, dient Art 6 Abs 1 lit c DSGVO als Rechtgrundlage der Datenverarbeitung.

Wahrung berechtigter Interessen

Es ist im berechtigten Interesse iSd Art 6 Abs 1 lit f DSGVO von KnowledgeFox, ihre Produkte und Dienstleistungen laufend zu verbessern. Um Feedback zu erhalten, lädt KnowledgeFox zur freiwilligen Teilnahme an Umfragen ein. Die Teilnahme an der Umfrage kann ohne Bekanntgabe von personenbezogenen Daten erfolgen. Sofern dennoch personenbezogene Daten bekannt gegeben werden, erfolgt dies freiwillig und ist diese Bekanntgabe für die Teilnahme an der Umfrage nicht notwendig. Die Ergebnisse der Umfrage dienen zur weiteren Verbesserung der Produkte und Dienstleistungen von KnowledgeFox.

Verarbeitung im Rahmen einer Einwilligung

Unabhängig von den vorgenannten Rechtsgrundlagen kann es sein, dass KnowledgeFox für bestimmten Verarbeitungen eine Einwilligung gem Art 6 Abs 1 lit a DSGVO benötigt und diese von der betroffenen Person einholt. Wird KnowledgeFox die Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten erteilt, erfolgt die Verarbeitung ausschließlich zu den in dieser Einwilligung festgelegten Zwecken wie die Zusendung von Informationen im KnowledgeFox Newsletter, Informationen zu Webinaren, Veranstaltungen oder Download von Informationsmaterialien. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

Es ist im berechtigten Interesse iSd Art 6 Abs 1 lit f DSGVO von KnowledgeFox, Kunden (Vertragsverhältnis) regelmäßig über die Weiterentwicklung der eigenen Produkte und Dienstleistungen sowie über marktrelevante Themen und Trends aus diesem Umfeld zu informieren. Dazu veranstaltet KnowledgeFox eigene Veranstaltungen, präsentiert sich auf Veranstaltungen, bietet Webinare an und informiert via E-Mail-Newsletter.

Jene Daten, die KnowledgeFox im Zuge des Vertragsverhältnisses mit dem Kunden erlangt hat, wird KnowledgeFox verarbeiten, um dem Kunden zum Zwecke der Darstellung und Präsentation der Produkte von KnowledgeFox E-Mails, postalische Briefe oder Werbeprospekte zukommen zu lassen (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO). Gegen diese Verarbeitung der Daten des Kunden zum Zwecke der Direktwerbung hat der Kunde ein jederzeitiges Widerspruchsrecht ohne Angabe von Gründen durch postalisches Schreiben an KnowledgeFox, c/o Datenschutz oder durch E -Mail an privacy@knowledgefox.net. KnowledgeFox wird die Daten des Kunden für diesen Zweck solange verarbeiten, als der Kunde nicht widerspricht, jedoch nur bis 3 Jahre nach Vertragsbeendigung. Für andere Formen der Direktwerbung wird KnowledgeFox die Daten des Kunden nur dann verarbeiten, wenn der Kunde eine ausdrückliche Einwilligung in die Verarbeitung seiner Daten erteilt hat (Art 6 Abs 1 lit a DSGVO). Sollte der Kunde in die Datenverarbeitung eingewilligt haben, kann er diese Einwilligung ohne Angabe von Gründen durch postalisches Schreiben an KnowledgeFox oder durch E-Mail an privacy@knowledgefox.net widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

Verarbeitung im Rahmen der Nutzung der KnowledgeFox-Software

Wenn Sie sich selbst für eines unserer Lernangebote registrieren, z.B. unter i.knowledgefox.netoder in der KnowledgeFox App, werden Sie nach Ihrem Namen und Ihrer E-Mail-Adresse gefragt. Sie geben mit der Registrierung Ihre ausdrückliche Einwilligung zur Verarbeitung dieser Daten. Die Verarbeitung der Daten ist für die Nutzung der Knowledgefox-Software notwendig. Diese Daten werden verwendet um:

  • Ihren Lernfortschritt zu erfassen, die Lernsequenz für Sie entsprechend zu personalisieren und Ihren Wissenserwerb optimal zu unterstützen.
  • die Rücksetzung Ihres Passworts zu ermöglichen.
  • Zertifikate für abgeschlossene Kurse auszustellen und zu versenden. (optional)
  • Ihnen die Teilnahme an KnowledgeMatches zu ermöglichen (optional)- so dass auch andere TeilnehmerInnen Sie aus der Gegnerliste auswählen und zu einem Spiel herausfordern können.
  • Sie über etwaige noch offene KnowledgeMatch-Einladungen zu informieren.

Wenn Sie KnowledgeFox nicht mehr nutzen, bleibt Ihr Account noch für 36 Monate bestehen. Danach werden wir Ihre Daten automatisch löschen. Sie können die Einwilligung zur Nutzung der Software jedoch auch jederzeit ohne Angabe von Gründen widerrufen. Die Löschung kann entweder direkt aus der Software beantragt werden oder Sie richten Ihr Anliegen an privacy@knowledgefox.net.

Verarbeitung im Rahmen der Nutzung der KnowledgeFox-Software als Angebot eines anderen Anbieters

KnowledgeFox vermarktet ihre Plattform bzw. Software an Unternehmen, Verlage, Bildungseinrichtungen und öffentliche Institutionen. Wenn Sie KnowledgeFox als Angebot eines anderen Anbieters bzw. Betreibers nutzen, prüfen Sie bitte auch die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Anbieters, der in diesem Fall für den Schutz Ihrer Daten verantwortlich ist.